Checklist IT Văn Phòng Mới: 25 Việc Cần Làm Khi Mở Công Ty Hay Chuyển Địa Điểm

25 mục cần check trước ngày khai trương — để tuần đầu tiên không bị mất việc vì IT

Ngày khai trương văn phòng mới, công ty thiết kế anh Phúc (Ngũ Hành Sơn, 8 nhân viên) phát hiện: router WiFi cài sai, máy in không kết nối được, 3 máy tính mới chưa cài Office, và không ai biết mật khẩu NAS. Tuần đầu tiên — thời điểm quan trọng nhất để tạo ấn tượng với khách hàng — mất vào việc gọi IT sửa.

25 mục dưới đây là checklist đầy đủ Vietify dùng khi setup văn phòng mới cho khách hàng tại Đà Nẵng. Hoàn thành trước ngày khai trương, không lo IT làm phiền tuần đầu.

Cách Dùng Checklist Này

• In ra và tick từng mục khi hoàn thành
• Phân công: đánh dấu ai chịu trách nhiệm từng mục (IT, Admin, CEO)
• Timeline: bắt đầu ít nhất 2 tuần trước ngày khai trương

---

Nhóm A: Hạ Tầng Mạng (Phải xong trước ngày 1)

A1. Hợp đồng internet doanh nghiệp — Ký với VNPT/Viettel/FPT gói Business (SLA tốt hơn gói cá nhân). Thời gian lắp đặt: 3-7 ngày làm việc. Đặt trước 2 tuần.

A2. Router/AP phù hợp — Router cá nhân (TP-Link WR-740N) không đủ cho 10+ máy. Tối thiểu cần: router có QoS + AP riêng cho WiFi. Khuyến nghị cho 10-30 người: Ubiquiti UniFi hoặc Cisco Meraki. Đặt hàng trước 1 tuần (ship từ HN/HCM).

A3. Cáp mạng cho máy tính cố định — WiFi tốt nhưng không ổn định bằng cáp. Máy tính bàn, máy in, camera → kéo cáp CAT6. Đặt thợ kéo dây cùng lúc lắp internet.

A4. Tường lửa / Firewall — Bảo vệ toàn bộ mạng văn phòng. Tối thiểu: router có SPI firewall. Doanh nghiệp có dữ liệu nhạy cảm: thêm Fortinet FortiGate hoặc pfSense.

A5. WiFi zone riêng cho khách — Khách hàng đến văn phòng cần WiFi riêng, tách khỏi mạng nội bộ. Setup guest SSID trên AP, giới hạn bandwidth.

A6. Test toàn bộ mạng — Chạy speedtest trên 5 vị trí trong văn phòng. Kiểm tra WiFi dead zone. Đảm bảo mọi máy kết nối được cả LAN lẫn WiFi.

---

Nhóm B: Máy Tính Và Thiết Bị (Xong trước ngày 1)

B1. Mua/setup máy tính — Đặt mua đủ máy, setup Windows 10/11 Pro (không phải Home — Home thiếu tính năng doanh nghiệp). Nếu dùng Managed IT, đăng ký thiết bị vào Azure AD.

B2. Cài phần mềm cần thiết — Danh sách tối thiểu: Office (hoặc cài Microsoft 365), antivirus, phần mềm kế toán (nếu cần), phần mềm chuyên ngành. Không cài phần mềm crack — xem công cụ kiểm tra.

B3. Tài khoản người dùng riêng từng nhân viên — Không để mọi người dùng chung 1 tài khoản. Setup Windows account riêng cho mỗi người, quyền Standard User (không phải Admin).

B4. Máy in mạng — Máy in kết nối mạng (không phải USB) để mọi người in được. Setup driver trên tất cả máy tính. Test in thử.

B5. UPS (bộ lưu điện) — Ít nhất cho máy chủ / NAS / thiết bị mạng chính. Điện Đà Nẵng đôi khi bị mất đột ngột → UPS tránh mất data và hỏng thiết bị.

---

Nhóm C: Email Và Giao Tiếp (Xong trước ngày 1)

C1. Email tên miền riêng — Setup email @tencongtybạn.com (không phải @gmail.com). Microsoft 365 hoặc Google Workspace. Mua tên miền nếu chưa có. Xem so sánh M365 vs GWS.

C2. Email cho toàn bộ nhân viên — Tạo địa chỉ email cho mỗi nhân viên theo định dạng chuẩn (ho.ten@congtybạn.com). Lưu mật khẩu vào file password-protected.

C3. Email shared (info@, sale@, support@) — Setup ít nhất 1 địa chỉ chung để khách hàng liên hệ. Nhiều người truy cập được nhưng có 1 người chịu trách nhiệm chính.

C4. Phần mềm họp online — Microsoft Teams (đã có trong M365) hoặc Google Meet (trong GWS) hoặc Zoom. Setup phòng họp ảo, test trước khi meeting đầu tiên với khách.

---

Nhóm D: Lưu Trữ Và Backup (Xong trước tuần 2)

D1. Cloud storage cho file doanh nghiệp — OneDrive for Business (trong M365) hoặc Google Drive (trong GWS). Mọi file làm việc phải lưu cloud, không chỉ trên máy tính cá nhân.

D2. File server / NAS nếu cần — Với file nội bộ lớn (CAD, video, ảnh), cần NAS (Synology DS223+ hoặc tương đương). Setup user account và quyền truy cập theo phòng ban.

D3. Backup tự động — Bật OneDrive PC Folder Backup cho mọi máy. Với NAS/server: setup Veeam Free hoặc Acronis cho backup hàng ngày ra cloud.

D4. Quy trình backup cho phần mềm kế toán — Database Misa/Fast cần backup riêng. Setup backup tự động hàng ngày ra ổ cứng ngoài hoặc cloud. Test restore 1 lần.

---

Nhóm E: Bảo Mật (Xong trước ngày 1)

E1. Mật khẩu mạnh cho mọi thiết bị — Router, NAS, máy tính, tài khoản email → đặt mật khẩu mạnh, khác nhau.

E2. Bật 2FA cho email doanh nghiệp — Microsoft 365 và Google Workspace đều hỗ trợ. Bật cho tài khoản admin đầu tiên.

E3. Antivirus trên mọi máy — Windows Defender bật (mặc định Windows 10/11). Hoặc nâng lên Bitdefender GravityZone cho protection tốt hơn.

E4. Kiểm tra phần mềm bản quyền — Chạy Vietify License Checker trên mọi máy trước khi dùng. Phát hiện và gỡ phần mềm crack. Tải tool miễn phí.

---

Nhóm F: Camera Và An Ninh Vật Lý

F1. Camera IP — Tối thiểu camera lối vào chính + khu vực quan trọng. Chọn camera cloud (xem được từ xa qua app). Hikvision, Dahua hoặc camera Viettel.

F2. Lưu trữ camera — Thiết lập ghi hình 24/7 lưu NAS hoặc cloud. Đảm bảo lưu đủ 30 ngày theo yêu cầu pháp lý.

F3. Kiểm soát ra vào — Nếu cần kiểm soát ai vào phòng server hoặc khu vực nhạy cảm: khóa thẻ từ hoặc ít nhất khóa số.

---

Timeline Gợi Ý: 2 Tuần Trước Khai Trương

Ngày	Việc cần làm
T-14	Ký hợp đồng internet, đặt mua thiết bị mạng và máy tính
T-10	Lắp đặt cáp mạng và router/AP
T-7	Nhận máy tính, setup Windows và phần mềm
T-5	Setup email doanh nghiệp, tạo tài khoản nhân viên
T-3	Setup cloud storage, backup, NAS
T-2	Kiểm tra bảo mật, chạy License Checker, đổi mật khẩu
T-1	Test toàn bộ: in thử, email thử, meeting thử, backup test
T-0	Khai trương — IT đã sẵn sàng

Chi Phí Ước Tính IT Cho Văn Phòng Mới 10 Người (2026)

Hạng mục	Chi phí ước tính
10 máy tính xách tay (Core i5, 16GB)	70-120 triệu
Router/AP (Ubiquiti UniFi basic)	5-10 triệu
Máy in mạng	3-8 triệu
UPS cho thiết bị mạng	2-4 triệu
Microsoft 365 Business Standard × 10 (1 năm)	25 triệu
Antivirus (hoặc đã có trong M365 Premium)	0-8 triệu
Camera IP × 4 + đầu ghi	5-10 triệu
Cài đặt và cấu hình (Vietify)	5-15 triệu
Tổng	~115-195 triệu

Chi phí thực tế phụ thuộc spec máy tính và mức độ phức tạp. Liên hệ Vietify để nhận bảng giá chi tiết theo nhu cầu.

Dùng Managed IT Hay Tự Setup?

Tự setup phù hợp khi:

• Có nhân viên IT nội bộ
• Văn phòng nhỏ (<5 người), setup đơn giản
• Ngân sách hạn chế

Managed IT phù hợp khi:

• Không có IT nội bộ
• Cần đảm bảo setup đúng ngay từ đầu
• Muốn hỗ trợ 24/7 sau khai trương

Vietify cung cấp gói setup văn phòng mới trọn gói — từ lên plan, mua thiết bị, cài đặt, đến đào tạo nhân viên. Xem dịch vụ IT Đà Nẵng.

Kết Luận

25 mục này là kết quả từ 100+ lần setup văn phòng mới Vietify thực hiện tại Đà Nẵng. Hoàn thành đủ trước ngày khai trương đảm bảo tuần đầu tiên tập trung vào kinh doanh — không phải sửa IT.

Hành động ngay: In checklist này, phân công từng mục, đặt deadline. Nếu cần hỗ trợ bất kỳ mục nào — liên hệ Vietify để được tư vấn và báo giá miễn phí.

---

Đọc tiếp:

• Thuê IT Outsource Hay Tuyển IT Nội Bộ: So Sánh Chi Phí 2026
• Microsoft 365 vs Google Workspace 2026
• Dịch Vụ IT Đà Nẵng — Vietify

---

Vietify IT Services — Setup văn phòng mới IT trọn gói tại Đà Nẵng. Cập nhật: Tháng 6/2026 | Tác giả: Thanh Nguyen, Founder