Copilot Và Gemini Có Huấn Luyện AI Bằng Dữ Liệu Công Ty?

Trả lời nhanh: theo tài liệu chính thức của cả hai hãng, prompt và dữ liệu công ty không được dùng để huấn luyện mô hình nền khi bạn dùng bản dành cho doanh nghiệp. Nhưng điều đó không có nghĩa là an toàn mặc định. Cả Microsoft Copilot lẫn Gemini trong Google Workspace đều đọc được mọi thứ mà người dùng đó đã có quyền xem. Nếu thư mục dùng chung đang mở quá rộng, AI sẽ tìm thấy và trích dẫn nội dung trong đó cho đúng người đang có quyền, kể cả khi người đó không biết file ấy tồn tại.

Bài này viết cho chủ doanh nghiệp và người phụ trách IT đang cân nhắc cho nhân viên dùng trợ lý AI trong email, tài liệu và cuộc họp. Trong báo cáo tìm kiếm của vietify.com có các cụm như "đánh giá mới nhất về microsoft 365 copilot", "ai agent ứng dụng doanh nghiệp việt nam gpt claude gemini 2026" và "so sánh roi khi đầu tư vào ai nội bộ vs thuê saas". Mỗi cụm chỉ xuất hiện một hoặc hai lần, và dữ liệu không cho biết người gõ muốn gì. Bài này chọn trả lời câu mà người ra quyết định phải hỏi trước khi mua: dữ liệu của tôi đi đâu, ai đọc được, và tôi phải chuẩn bị gì.

Thông tin lấy từ ba trang của hai hãng, mở và kiểm tra ngày 16/10/2026: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot và Security for Microsoft Copilot (Microsoft Learn), cùng Generative AI in Google Workspace Privacy Hub (Google, ghi cập nhật 06/10/2026). Chúng tôi không có số liệu rò rỉ dữ liệu thực tế nào để dẫn, và không dựa vào bất kỳ thống kê nào về tỷ lệ doanh nghiệp bị lộ dữ liệu qua AI.

Hai lưu ý về tên gọi và phạm vi. Microsoft ghi trên trang của họ rằng "Microsoft 365 Copilot is now named Microsoft Copilot", và một số giao diện, giấy phép vẫn dùng tên cũ trong giai đoạn chuyển đổi. Bài này dùng "Copilot" cho cả hai. Về Google, Privacy Hub ghi nó chỉ áp dụng khi bạn dùng Gemini với "a qualifying edition of Google Workspace" (một edition Google Workspace đủ điều kiện). Chúng tôi không xác định edition nào đủ điều kiện, nên không khẳng định gói thấp nhất có Gemini.

Dữ liệu của bạn có được dùng để huấn luyện mô hình không?

Microsoft Copilot. Trang quyền riêng tư viết: "Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren't used to train foundation LLMs, including those used by Microsoft Copilot." (LLM là mô hình ngôn ngữ lớn.) Câu này xuất hiện hai lần trên trang, trong hộp "Important" đầu bài và trong phần giải thích cách dùng dữ liệu tổ chức.

Gemini trong Google Workspace. Privacy Hub của Google nêu ba cam kết trong phần "Your privacy is our priority". Trong đó có: "Your content is not used for any other customers. Your content is not human reviewed or otherwise used for Generative AI model training outside your domain without permission." Phần hỏi đáp trả lời thẳng câu "Does Google use my data (including prompts) to train generative AI models?" bằng chữ "No." và giải thích rằng prompt là dữ liệu khách hàng theo Cloud Data Processing Addendum, còn Workspace "does not use customer data for training models without customer's prior permission or instruction".

Một điểm cần đọc kỹ ở cả hai: cam kết gắn với bản dành cho tổ chức (tài khoản công việc có hợp đồng). Chúng tôi không kiểm chứng điều gì xảy ra khi nhân viên dùng tài khoản cá nhân hoặc ứng dụng AI miễn phí. Trang Google còn nói rõ Personal Intelligence, một tính năng beta, hiện không có cho tài khoản Workspace Business, Enterprise hay Education. Với ứng dụng AI bên thứ ba mà công ty không ký hợp đồng, bài này không có nguồn để nói gì, và đó chính là lý do nên có quy định nội bộ về công cụ được phép dùng.

AI đọc được dữ liệu nào? Câu trả lời của cả hai hãng giống nhau

Đây là phần quan trọng nhất với văn phòng nhỏ.

Microsoft: "Microsoft Copilot only surfaces organizational data to which individual users have at least view permissions." Trang khuyên bạn dùng mô hình phân quyền có sẵn của Microsoft 365, ví dụ SharePoint, "to help ensure the right users or groups have the right access to the right content". Trang Security thêm: "Copilot only accesses data that users are authorized to access" và, quan trọng hơn: "Overshared or poorly governed content can affect Copilot results and increase risk."

Google: Gemini "only retrieves relevant content in Workspace that the user has access to in order to contextualize the prompt and ground responses. If the user doesn't have access to a document or email, Gemini will not retrieve that content."

Diễn giải của chúng tôi (không phải trích dẫn): AI không tạo ra quyền truy cập mới, nhưng nó làm lộ ra quyền truy cập đang tồn tại. Trước đây một file lương nằm trong thư mục "Chia sẻ cho cả công ty" có thể không ai tình cờ mở. Khi có trợ lý AI cho phép hỏi "tổng hợp mọi thứ về phụ cấp của phòng kinh doanh", file đó có thể được tìm thấy bởi bất kỳ ai có quyền xem. Đây là nhận định hợp lý từ cách hai hãng mô tả, nhưng chúng tôi chưa thử nghiệm trên một tenant thật.

Lịch sử hỏi đáp được lưu ở đâu và ai quản lý?

Cả hai hãng đều lưu lịch sử tương tác, và quản trị viên có quyền kiểm soát. Điều này quan trọng vì prompt của nhân viên có thể chứa thông tin nhạy cảm.

Microsoft Copilot: trang quyền riêng tư mô tả dữ liệu được lưu gồm prompt của người dùng và phản hồi của Copilot, gọi chung là "content of interactions", và bản ghi này là lịch sử hoạt động Copilot của người dùng. Quản trị viên có thể xem và quản lý bằng Content search hoặc Microsoft Purview, và dùng Purview để đặt chính sách lưu giữ (retention) cho dữ liệu chat với Copilot. Người dùng có thể xóa lịch sử hoạt động Copilot của chính mình qua cổng My Account. Với chat Teams với Copilot, quản trị viên còn có Microsoft Teams Export APIs.

Gemini: Privacy Hub có bảng thời gian lưu giữ:

Loại	Thời gian lưu theo Google	Kiểm soát
Prompt và phản hồi của Gemini trong Workspace	Từ 90 ngày đến không giới hạn, do quản trị viên quyết định	Người dùng tự xóa được trừ khi quản trị viên cấm
Prompt và phản hồi của ứng dụng Gemini	Tối đa 36 tháng, do quản trị viên quyết định	Quản trị viên chọn có lưu hội thoại hay không và trong bao lâu
Gemini Notebook (prompt và phản hồi)	Không lưu sau khi phiên kết thúc	Không có

Google ghi thêm: khi tắt lịch sử hội thoại của ứng dụng Gemini, các chat mới vẫn được lưu trong tài khoản người dùng tối đa 72 giờ để cung cấp dịch vụ và xử lý phản hồi.

Hệ quả thực tế (nhận định của chúng tôi): hãy quyết định công ty muốn lưu lịch sử AI bao lâu trước khi bật cho nhân viên, vì đặt thời hạn sau khi đã có nhiều dữ liệu khó hơn. Hãy xem chính sách lưu giữ hiện có của công ty có bao gồm hội thoại AI không.

Dữ liệu được xử lý ở khu vực nào?

Đây là câu hỏi hay gặp ở doanh nghiệp có hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Về Microsoft, trang nêu:

• Lời gọi tới mô hình ngôn ngữ được định tuyến tới trung tâm dữ liệu gần nhất trong khu vực, nhưng cũng có thể gọi sang khu vực khác khi tải cao.
• Với người dùng Liên minh châu Âu có thêm biện pháp theo EU Data Boundary. Với ngoài EU: "Customers outside the EU may have their queries processed in the US, EU, or other regions." Việt Nam nằm ngoài EU, nên theo trang này truy vấn của bạn có thể được xử lý ở Mỹ, EU hoặc khu vực khác.
• Mô hình do Anthropic cung cấp với vai trò nhà xử lý phụ hiện bị loại khỏi EU Data Boundary.

Chúng tôi không tìm thấy trong ba trang này cam kết cụ thể về nơi xử lý dữ liệu cho khách hàng tại Việt Nam. Nếu hợp đồng của bạn yêu cầu dữ liệu ở một khu vực nhất định, hãy hỏi hãng hoặc đối tác bằng văn bản. Chúng tôi cũng chưa kiểm chứng quy định pháp luật Việt Nam về chuyển dữ liệu ra nước ngoài, nên bài này không đưa ra kết luận pháp lý.

Quản trị viên có công cụ gì để giảm rủi ro chia sẻ quá rộng?

Microsoft. Trang Security có mục "Preventing oversharing" và nói rằng Copilot hoạt động trong phạm vi quyền hiện có, nên nội dung chia sẻ quá rộng hoặc quản trị kém có thể ảnh hưởng kết quả và tăng rủi ro. Trang dẫn tới các bài hướng dẫn riêng về nền dữ liệu có quản trị và SharePoint Advanced Management, mà chúng tôi không mở nên không tóm tắt. Microsoft cũng có bảng điều khiển bảo mật Copilot trong trung tâm quản trị Microsoft 365, giúp "Prevent data leaks with a data loss prevention (DLP) policy", quản lý chia sẻ quá mức và tăng cường tuân thủ. Để xem mục Security cần vai trò Global Reader, để thay đổi cần vai trò AI administrator. Chúng tôi không kiểm chứng gói giấy phép nào có các bảng điều khiển và chính sách này.

Google. Gemini chỉ lấy nội dung người dùng có quyền truy cập. Google hướng dẫn rằng các hạn chế nội dung như Information Rights Management (tắt tải, sao chép, in) và client-side encryption giúp hạn chế Gemini truy cập dữ liệu nhạy cảm; DLP và phân loại tích hợp của Workspace có thể nhận diện dữ liệu nhạy cảm, tự gắn nhãn và áp dụng IRM. Ví dụ Google nêu: nếu người dùng không được phép tải, in hoặc sao chép tệp theo chính sách IRM, Gemini sẽ không lấy tệp đó hay nội dung của nó thay cho người dùng. Google cũng mô tả cơ chế bảo vệ khi cộng tác với người ngoài: khi tệp mở cho người ngoài (ví dụ đặt "Anyone with the link") hoặc tạo từ bên ngoài miền của bạn, Gemini hiện biểu ngữ cảnh báo và mặc định tắt việc lấy ngữ cảnh chéo ứng dụng từ Drive và Gmail của tổ chức. Muốn hiểu về quyền chia sẻ trong Drive, xem Viewer có tải file được không.

Một điểm chung đáng ghi nhớ: cả hai hãng đều mô tả việc bạn gắn nhãn và hạn chế nội dung nhạy cảm là việc của bạn, AI chỉ tôn trọng những hạn chế đó. Chúng tôi không kiểm chứng việc triển khai nhãn độ nhạy cảm hay DLP trên một tenant cụ thể.

Chuẩn bị trước khi bật trợ lý AI: danh sách việc cần làm

Đây là khung của chúng tôi dựa trên cách hai hãng mô tả quyền truy cập và lưu trữ ở trên. Nó không phải khuyến nghị chính thức của Microsoft hay Google.

Bước	Việc cần làm	Vì sao (theo tài liệu hãng)
1	Liệt kê thư mục và site chia sẻ rộng: "cả công ty", "Anyone with the link", nhóm có người ngoài	AI chỉ thấy những gì người dùng đã có quyền xem; nội dung chia sẻ quá rộng làm tăng rủi ro
2	Thu hẹp quyền ở cấp thư mục phòng ban thay vì từng file lẻ	Quyền thư mục được thừa kế xuống file bên trong (xem bài về Drive)
3	Xác định tài liệu nhạy cảm (lương, hợp đồng, nhân sự, tài chính) và gắn nhãn hoặc hạn chế	Cả hai hãng nói nhãn và IRM được AI tôn trọng
4	Quyết định thời hạn lưu hội thoại AI và đưa vào chính sách lưu giữ	Cả hai hãng cho quản trị viên đặt thời hạn lưu
5	Chọn danh sách công cụ AI được phép; cấm dán dữ liệu khách hàng vào công cụ không có hợp đồng	Cam kết không huấn luyện gắn với bản doanh nghiệp
6	Bật cho một nhóm nhỏ trước, rồi kiểm tra họ thấy gì khi hỏi thử các câu nhạy cảm	Phát hiện quyền quá rộng trước khi mở cho cả công ty
7	Hỏi hãng hoặc đối tác bằng văn bản nếu hợp đồng yêu cầu nơi xử lý dữ liệu	Truy vấn ngoài EU có thể xử lý ở Mỹ, EU hoặc khu vực khác

Bước 6 là điểm chúng tôi nhấn mạnh nhất: thử bằng chính tài khoản của một nhân viên bình thường, hỏi những câu như "tìm cho tôi hợp đồng mới nhất của khách A" hoặc "mức phụ cấp của phòng kinh doanh", và xem kết quả có đúng với những gì người đó được phép thấy hay không. Đây là phép thử thực tế, không phải tuyên bố của hãng.

Câu hỏi thường gặp

Microsoft Copilot có dùng dữ liệu công ty để huấn luyện mô hình không?

Theo Microsoft, không: prompt, phản hồi và dữ liệu truy cập qua Microsoft Graph không được dùng để huấn luyện các mô hình ngôn ngữ nền, gồm cả những mô hình mà Copilot dùng. Cam kết này là cho Copilot của tổ chức; chúng tôi không kiểm chứng trường hợp dùng tài khoản cá nhân.

Gemini trong Google Workspace có dùng dữ liệu để huấn luyện không?

Theo Google, không: nội dung của bạn không được dùng để huấn luyện mô hình AI sinh tạo ngoài miền của bạn nếu không có sự cho phép, và không bị người xem lại. Google ghi cam kết này trong điều khoản dịch vụ Workspace, và nói Privacy Hub chỉ áp dụng với edition Workspace đủ điều kiện.

AI có đọc được file mà tôi không có quyền xem không?

Cả hai hãng đều nói không: Copilot chỉ hiển thị dữ liệu mà từng người dùng có ít nhất quyền xem; Gemini không lấy nội dung mà người dùng không có quyền truy cập. Rủi ro nằm ở chỗ quyền xem của bạn có thể rộng hơn bạn nghĩ.

Admin xem được hội thoại AI của nhân viên không?

Với Microsoft, theo trang quyền riêng tư, quản trị viên có thể xem và quản lý dữ liệu tương tác bằng Content search hoặc Purview. Với Google, quản trị viên đặt thời hạn lưu hội thoại; chúng tôi không kiểm chứng ai có thể đọc nội dung hội thoại. Hãy xem tài liệu của hãng và thông báo cho nhân viên theo chính sách công ty.

Dữ liệu của công ty ở Việt Nam được xử lý ở đâu?

Theo trang Microsoft, khách hàng ngoài EU có thể bị xử lý truy vấn ở Mỹ, EU hoặc khu vực khác. Chúng tôi không tìm thấy cam kết cụ thể cho Việt Nam trong ba trang đã đọc, và không có kết luận pháp lý. Hãy hỏi hãng hoặc đối tác bằng văn bản.

Copilot hay Gemini giá bao nhiêu?

Bài này không nêu giá hai sản phẩm, vì các trang quyền riêng tư không có giá, và danh mục phần mềm của Vietify hiện không có mục Copilot hay Gemini riêng. Với gói nền, xem email doanh nghiệp giá bao nhiêu. Hãy xin báo giá hiện hành từ hãng cho bản có trợ lý AI.

Nguồn và ngày kiểm tra

Tất cả mở và kiểm tra ngày 16/10/2026. Nếu có khác biệt, trang gốc là chuẩn:

• Microsoft Learn, Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot. Trang hiển thị hai ngày cập nhật khác nhau trong nội dung và siêu dữ liệu, nên chúng tôi không nêu một ngày cụ thể.
• Microsoft Learn, Security for Microsoft Copilot.
• Google Workspace Help, Generative AI in Google Workspace Privacy Hub, ghi Last updated: October 6, 2026.

Chưa kiểm chứng trong bài này:

• Chưa thử nghiệm Copilot hay Gemini trên một tenant thật để xác nhận AI trích dẫn nội dung chia sẻ quá rộng như mô tả; đoạn đó là suy luận từ tài liệu.
• Edition Google Workspace nào đủ điều kiện có Gemini; gói giấy phép Microsoft nào có các bảng điều khiển bảo mật Copilot, DLP và Purview.
• Hành vi khi dùng tài khoản AI cá nhân hoặc công cụ AI bên thứ ba; quy định pháp luật Việt Nam về dữ liệu và chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
• Giá Copilot và Gemini; cách triển khai nhãn độ nhạy cảm, SharePoint Advanced Management và IRM trên một tenant cụ thể.
• Ai có thể đọc nội dung hội thoại AI theo vai trò quản trị.

Là nhận định của chúng tôi, không trích từ hãng: diễn giải rằng AI làm lộ quyền truy cập sẵn có, bảy bước chuẩn bị, phép thử bằng tài khoản nhân viên bình thường và lời khuyên quyết định thời hạn lưu hội thoại trước khi bật.

Bước tiếp theo

Nếu bạn muốn Vietify rà soát quyền chia sẻ trong Microsoft 365 hoặc Google Workspace trước khi triển khai trợ lý AI, liên hệ Vietify hoặc nhận đánh giá IT miễn phí. Vietify là đại lý chính thức của Microsoft. Xem thêm Microsoft 365 Copilot cho doanh nghiệp Việt Nam, cloud Microsoft 365 và bảo mật IT.

Xem thêm: Kiểm Tra Hồ Sơ BHTN: Checklist Điều 14 Và AI Nội Bộ Hỗ Trợ

Xem thêm: VietIfy AI Data Platform: AI nội bộ cho nghiệp vụ BHTN (đang phát triển, nhận khảo sát)

Vietify IT Services — Đối tác IT và phần mềm bản quyền cho doanh nghiệp tại Đà Nẵng. Cập nhật: 16/10/2026.