Email Doanh Nghiệp Giá Bao Nhiêu? Chi Phí Thực Tế 2026

Giá mỗi người dùng chỉ là một dòng trong chi phí email. Tên miền, xác thực email và người quản trị mới là phần dễ bị bỏ sót.

Trả lời nhanh: email doanh nghiệp theo tên miền riêng (ví dụ [email protected]) có ba lựa chọn chính: Microsoft 365, Google Workspace hoặc email hosting. Với hai nền tảng đám mây, bạn trả theo số người dùng: bảng giá niêm yết của Vietify tính Microsoft 365 theo người dùng mỗi năm, còn trang giá Google hiển thị theo người dùng mỗi tháng bằng USD, chưa gồm thuế. Với hosting, bạn thường trả theo gói dung lượng, và phần bảo mật, sao lưu, hỗ trợ phải tự kiểm tra. Dù chọn cách nào, hãy cộng thêm tên miền, thời gian cấu hình SPF, DKIM, DMARC và người quản trị vào tổng chi phí trước khi so sánh giá.

Bài này viết cho chủ doanh nghiệp và người phụ trách IT kiêm nhiệm. Nội dung dựa trên bảng giá niêm yết của Vietify, trang giá của Google Workspace, tài liệu của Microsoft Learn và Google Help (nguồn và ngày kiểm tra ở cuối bài), và trả lời những câu mà người dùng thực sự đã gõ vào Google và Bing: "email doanh nghiệp theo tên miền", "Google Workspace vs Microsoft 365", "Microsoft 365 Business vs Google Workspace so sánh tính năng", "Google Workspace cho doanh nghiệp SMB Việt Nam 2026".

Chi phí email doanh nghiệp gồm những khoản nào?

Khi hỏi "email doanh nghiệp giá bao nhiêu", phần lớn người ta chỉ nhìn một con số: giá mỗi người dùng mỗi tháng. Trên thực tế tổng chi phí gồm nhiều khoản hơn:

Khoản chi	Áp dụng cho	Ghi chú
Giá mỗi người dùng	Microsoft 365, Google Workspace	Microsoft 365 theo bảng giá Vietify: mỗi người dùng mỗi năm. Google: mỗi người dùng mỗi tháng (USD), chưa gồm thuế; có thể khác nhau giữa trả theo tháng và cam kết một năm.
Phí gói hosting	Email hosting	Thường tính theo gói hoặc theo hộp thư; điều kiện bảo mật và sao lưu khác nhau theo nhà cung cấp.
Tên miền (đăng ký và gia hạn hằng năm)	Cả ba lựa chọn	Phải có tên miền riêng mới có [email protected].
Thời gian cấu hình SPF, DKIM, DMARC	Cả ba lựa chọn	Làm một lần, nhưng phải làm đúng thì thư mới không vào spam hoặc bị giả mạo.
Quản trị tài khoản	Cả ba lựa chọn	Tạo, khóa, đổi mật khẩu, thu hồi khi nhân viên nghỉ việc.
Sao lưu email	Tùy nhà cung cấp	Đừng giả định có sẵn; hãy hỏi hoặc kiểm tra tài liệu.
Chuyển dữ liệu từ hộp thư cũ	Khi đổi nền tảng	Tốn công hơn nhiều so với con số trên bảng giá.

Công thức tính nhanh cho một năm:

Tổng chi phí năm = tiền bản quyền cả năm (số người dùng × giá mỗi người dùng mỗi năm; với giá theo tháng thì nhân thêm 12) + tên miền + công cấu hình và quản trị + sao lưu (nếu mua riêng)

Ví dụ cho công ty 10 nhân viên, chỉ tính tiền bản quyền, bằng phép nhân thuần túy từ giá đã nêu (kiểm tra ngày 16/10/2026):

Lựa chọn	Phép tính	Kết quả một năm
Microsoft 365 Business Basic	10 × 1.500.000đ	15.000.000đ
Microsoft 365 Business Standard	10 × 3.590.000đ	35.900.000đ
Google Workspace Business Starter	10 × 7 USD × 12 tháng	840 USD
Google Workspace Business Standard	10 × 14 USD × 12 tháng	1.680 USD

Hai nhóm kết quả dùng hai đơn vị tiền khác nhau và bài này không quy đổi USD sang VND vì chưa có tỷ giá được xác nhận. Muốn so sánh trực tiếp, hãy xin báo giá bằng cùng một đơn vị tiền và cùng kỳ thanh toán. Ví dụ chưa gồm tên miền, công cấu hình, quản trị, sao lưu, thuế, và chưa tính các mức giảm giá giới thiệu.

So sánh ba lựa chọn

Giá Microsoft 365 trong bảng lấy từ bảng giá niêm yết của Vietify (không phải từ trang giá của Microsoft, trang này không mở được khi chúng tôi kiểm tra); giá, dung lượng và giới hạn người dùng của Google lấy từ trang giá của Google; giới hạn người dùng của Microsoft lấy từ Microsoft Learn. Các ô khác, gồm cả cột email hosting, là mô tả chung và có thể khác nhau theo từng nhà cung cấp.

Tiêu chí	Microsoft 365 Business	Google Workspace	Email hosting
Gói thấp nhất	Business Basic: từ 1.500.000đ mỗi người dùng mỗi năm (niêm yết Vietify)	Business Starter: 7 USD mỗi người dùng mỗi tháng	Xin báo giá từ nhà cung cấp (bài này không có nguồn giá hosting)
Gói trung bình	Business Standard: từ 3.590.000đ mỗi người dùng mỗi năm (niêm yết Vietify)	Business Standard: 14 USD mỗi người dùng mỗi tháng	không áp dụng
Gói có bảo mật cao hơn	Business Premium: chưa có giá niêm yết, cần báo giá	Business Plus: 22 USD mỗi người dùng mỗi tháng	tùy nhà cung cấp
Cách tính tiền	theo người dùng, niêm yết theo năm	theo người dùng, hiển thị theo tháng	theo gói
Dung lượng	OneDrive 1 TB mỗi người dùng theo mô tả trang sản phẩm của Vietify; dung lượng hộp thư: chưa kiểm chứng	Starter 30 GB, Standard 2 TB, Plus 5 TB, dùng chung trong cả tổ chức	tùy gói
Số người dùng tối đa của các gói Business	300 người dùng cho toàn bộ họ gói Business (Microsoft Learn)	300 người dùng cho Starter, Standard và Plus	tùy gói
Email theo tên miền riêng	có	có	có

Các điểm trong cột Google (giá, dung lượng, giới hạn người dùng) lấy trực tiếp từ trang giá của Google, kiểm tra ngày 15/10 và 16/10/2026; các mức 7 USD, 14 USD và 22 USD hiển thị khi công tắc "Annual (Save 16% with 1 year commitment)" đang bật, và trang ghi "All prices $USD". Google ghi rằng dung lượng là "pooled storage" (dung lượng dùng chung theo người dùng trong cả tổ chức): "Business Starter includes 30 GB pooled storage per user, Business Standard includes 2 TB, Business Plus and Enterprise Plus include 5 TB." Google cũng ghi: "Starter, Standard, and Plus plans can be purchased for a maximum of 300 users." Trang cũng nêu giá "does not include tax" và các mức giảm giới thiệu chỉ dành cho khách hàng mới.

Lưu ý khi so sánh giá: trang giá của Google có công tắc giữa trả hằng tháng và cam kết một năm, và có ưu đãi 12 tháng đầu cho khách mới. Khi ghi giá vào bài hoặc báo giá cho khách, hãy ghi rõ đang lấy mức nào. Giá Microsoft (VND mỗi năm) và giá Google (USD mỗi tháng) dùng đơn vị khác nhau, nên đừng đặt hai con số cạnh nhau mà không đổi về cùng đơn vị và cùng kỳ thanh toán.

Nếu bạn đang phân vân giữa các gói Microsoft 365, xem bài so sánh Basic, Standard và Premium theo tính năng.

Tên miền: khoản nhỏ nhưng phải do công ty nắm

Email [email protected] cần một tên miền do công ty sở hữu. Có hai cách theo tài liệu của Microsoft:

• Mua ngay trong Microsoft 365. Đăng nhập Microsoft 365 admin center, ở thanh bên trái chọn Show all, mở Settings, chọn Domains, rồi bấm Buy domain và làm theo trình hướng dẫn. Microsoft ghi rằng khi mua tên miền, bạn được tặng gói Domain Privacy để ẩn thông tin liên hệ khi đăng ký với ICANN. Danh sách đuôi tên miền được bán trong trang này không có .vn.
• Dùng tên miền đã mua ở nơi khác. Microsoft khuyến nghị dùng nhà đăng ký hỗ trợ cấu hình tự động (Domain Connect), ví dụ GoDaddy, IONOS, Cloudflare hay WordPress.com. Nếu nhà cung cấp DNS không cho tạo đủ các bản ghi Microsoft 365 cần, Microsoft nói bạn có thể chuyển tên miền sang nhà đăng ký khác.

Một điều kiện quyền hạn đáng biết: Microsoft ghi rằng để thêm, sửa hay xóa tên miền, bạn phải là Domain Name Administrator của gói doanh nghiệp, vì thay đổi này ảnh hưởng toàn bộ tenant.

Phần dưới đây là khuyến nghị của chúng tôi, không phải trích từ tài liệu nhà cung cấp: tài khoản đăng ký tên miền nên đứng tên công ty và dùng một địa chỉ email của công ty hoặc của người có trách nhiệm rõ ràng, không dùng Gmail cá nhân của một nhân viên. Ghi lại ngày hết hạn tên miền, vì tên miền hết hạn sẽ làm toàn bộ email ngừng hoạt động.

SPF, DKIM, DMARC: phần việc một lần nhưng không được bỏ

Ba bản ghi DNS này quyết định thư của bạn có vào được hộp thư người nhận và có ai giả mạo tên miền của bạn dễ dàng hay không. Cả Microsoft lẫn Google đều nói rõ không bản ghi nào đủ một mình. Microsoft viết trong trang SPF của họ: "SPF alone isn't enough to prevent spoofing of your Microsoft 365 domain. You also need to configure DKIM and DMARC for the best possible protection." Google khuyến nghị cũng thiết lập DKIM và DMARC, và ghi rằng "Bulk senders are required to set up SPF, DKIM, and DMARC."

SPF: liệt kê nơi được phép gửi thư thay mặt tên miền

SPF là một bản ghi TXT trong DNS liệt kê các nguồn được phép gửi thư cho tên miền.

Nền tảng	Giá trị SPF theo tài liệu
Microsoft 365	Microsoft hướng dẫn dùng include:spf.protection.outlook.com. Ví dụ đúng trong tài liệu: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all
Google Workspace (chỉ gửi qua Google)	v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Microsoft liệt kê các lỗi cú pháp hay gặp làm SPF hỏng: thêm dấu chấm sau tên miền (...outlook.com. -all), viết dấu = thay vì : sau include, và chèn khoảng trắng sau dấu :. Nếu một tên miền trong include: không phân giải được, Microsoft cho biết kết quả là permerror và thư có thể bị từ chối.

Hai quy tắc thực tế từ tài liệu:

• Microsoft khuyên dùng tên miền con (ví dụ marketing.congty.com) cho các dịch vụ gửi thư hàng loạt không do bạn kiểm soát, để sự cố ở đó không làm ảnh hưởng uy tín thư của nhân viên trên tên miền chính. Mỗi tên miền con cần bản ghi SPF riêng, và Microsoft nói mỗi tên miền con có "ngân sách" 10 lượt tra cứu DNS riêng.
• Google ghi rằng nếu bạn dùng tên miền con thì phải thêm bản ghi SPF cho từng tên miền con, và bản ghi SPF có thể mất đến 48 giờ để bắt đầu có hiệu lực. Nếu bạn thêm một nhà gửi thư mới, hãy cập nhật SPF, nếu không thư của họ có thể bị đánh dấu spam.

DKIM: ký thư để người nhận biết thư không bị sửa

Microsoft mô tả DKIM là cách xác nhận thư gửi từ tổ chức của bạn không bị thay đổi trên đường đi, bằng chữ ký số lưu trong tiêu đề DKIM-Signature; khóa công khai nằm trong bản ghi DNS của tên miền (với Microsoft 365 là các bản ghi CNAME, selector1._domainkey và selector2._domainkey). Đích CNAME phụ thuộc vào tên miền của bạn (tài liệu Microsoft đưa ví dụ dạng selector1-contoso-com._domainkey.contoso.n-v1.dkim.mail.microsoft cho tên miền contoso.com). Đừng tự ghép: hãy làm theo trang hướng dẫn DKIM của Microsoft cho đúng tên miền của bạn.

Một cạm bẫy đáng nhớ nếu DNS của bạn đặt ở Cloudflare: Microsoft viết rằng nếu bật proxy thì truy vấn DNS trả về địa chỉ IP của Cloudflare thay vì đích CNAME, và việc xác minh DKIM thất bại; hãy đặt trạng thái proxy là DNS only (biểu tượng đám mây xám).

DMARC: quy định phải làm gì với thư không đạt

DMARC cũng là một bản ghi TXT. Microsoft giải thích thư đạt DMARC nếu SPF hoặc DKIM đạt và tên miền khớp với tên miền trong địa chỉ From; thư trượt DMARC khi cả hai đều trượt. Chính sách quy định hành động:

Chính sách	Ý nghĩa theo Microsoft
p=none	Không ảnh hưởng việc gửi thư; chỉ theo dõi.
p=quarantine	Thư vào thư mục Junk Email (nếu bật Honor DMARC policy).
p=reject	Thư bị từ chối (nếu bật Honor DMARC policy).

Khuyến nghị của chúng tôi (không phải trích dẫn): bắt đầu bằng p=none kèm báo cáo, xem thư thật nào đang trượt, sửa nguồn gửi, rồi mới nâng dần lên quarantine và reject. Bật reject ngay từ đầu có thể chặn nhầm thư hợp lệ của chính bạn, ví dụ phần mềm kế toán hay công cụ gửi bản tin.

Để kiểm tra, Microsoft đưa lệnh PowerShell Resolve-DnsName -Name "_dmarc.contoso.com" -Type TXT (thay contoso.com bằng tên miền của bạn). Xem thêm bài SPF, DKIM, DMARC chống phishing.

Chọn nền tảng nào? Cách quyết định theo tình huống

Chúng tôi không có số liệu để nói nền tảng nào "tốt hơn" cho mọi công ty. Cách an toàn hơn là hỏi bốn câu sau rồi chọn theo câu trả lời. Đây là khung quyết định của chúng tôi, không phải kết luận của Microsoft hay Google.

Câu hỏi	Nghiêng về Microsoft 365	Nghiêng về Google Workspace	Nghiêng về email hosting
Nhân viên dùng Word, Excel, PowerPoint bản cài trên máy hằng ngày?	Có, đặc biệt khi file gửi qua lại với đối tác đang dùng Office	Không, làm việc chủ yếu trên trình duyệt	Không liên quan
Cần họp và chat nội bộ trong cùng một gói?	Có: Microsoft Learn ghi Teams có trong cả ba gói Business Basic, Standard và Premium	Google liệt kê Meet và Chat trong các ứng dụng đi kèm	Thường không có
Có yêu cầu lưu trữ, tìm kiếm hay lưu giữ dữ liệu pháp lý?	Chưa kiểm chứng: hãy xin báo giá và hỏi rõ tính năng lưu giữ, tìm kiếm dữ liệu theo từng gói	Google ghi Vault và eDiscovery nằm trong gói Plus	Thường không có
Chỉ cần vài hộp thư gửi nhận, không cộng tác file?	Có thể quá mức cần thiết	Có thể quá mức cần thiết	Thường đủ, nếu kiểm tra được bảo mật và sao lưu

Các ô có nguồn: Microsoft Learn (trang Microsoft 365 and Office 365 plan options, cập nhật 18/07/2025) ghi Microsoft Teams có trong cả ba gói Business Basic, Standard và Premium. Về phía Google, trang giá liệt kê Vault to retain, archive, and search data và eDiscovery trong gói Plus, và liệt kê Meet và Chat trong các ứng dụng đi kèm. Các ô còn lại là nhận định của chúng tôi dựa trên cách các công ty nhỏ thường làm việc.

Nếu bạn chọn hosting để tiết kiệm, hãy hỏi nhà cung cấp bằng văn bản bốn việc trước khi mua: có xác thực hai bước (MFA) cho hộp thư hay không, có lọc spam và virus không, bản sao lưu giữ bao lâu và khôi phục thế nào, và ai trả lời khi có sự cố vào cuối tuần. Câu trả lời mơ hồ cho thấy khoản tiết kiệm có thể bị ăn lại khi có sự cố.

Quản lý người dùng và giấy phép

Với Microsoft 365, Microsoft Learn mô tả mô hình như sau: một subscription là thỏa thuận sử dụng dịch vụ, và với các dịch vụ SaaS như Microsoft 365, phí tính theo giấy phép của từng người dùng. Quản trị viên gán giấy phép cho từng tài khoản trong subscription. Hệ quả thực tế là chi phí tăng giảm theo số tài khoản bạn gán, nên quy trình thêm và gỡ nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến hóa đơn.

Microsoft cũng nêu một thực hành bảo mật tốt: dùng tài khoản quản trị riêng, được gán vai trò cụ thể, cho các việc quản trị. Theo Microsoft, các tài khoản quản trị chuyên dụng này không cần được gán giấy phép của dịch vụ mà chúng quản trị. Nói cách khác, đừng dùng hộp thư hằng ngày của giám đốc làm tài khoản admin.

Các quy trình dưới đây là gợi ý của chúng tôi, không trích từ tài liệu nhà cung cấp:

1. Khi có nhân viên mới: tạo tài khoản, gán đúng gói, bật xác thực hai bước, ghi vào danh sách tài khoản của công ty.
2. Khi nhân viên nghỉ việc: đổi mật khẩu và đăng xuất khỏi mọi thiết bị trước, chuyển thư và file cho người kế nhiệm, rồi mới gỡ giấy phép. Hãy kiểm tra chính sách lưu giữ dữ liệu của nền tảng bạn dùng trước khi xóa tài khoản.
3. Địa chỉ dùng chung (info@, sales@): dùng hộp thư dùng chung hoặc nhóm thay vì chia sẻ một mật khẩu cho nhiều người, để biết ai làm gì và thu hồi quyền dễ dàng.
4. Mỗi quý: rà danh sách tài khoản, gỡ tài khoản không còn dùng, kiểm tra ai còn giữ quyền admin.

Để biết cách chọn gói theo từng nhóm nhân viên, xem bài chọn Microsoft 365 Basic, Standard hay Premium theo nhân viên. Để làm theo từng bước cấu hình hộp thư đầu tiên, xem hướng dẫn thiết lập email doanh nghiệp trong 30 phút. Về xác thực hai bước, xem MFA và passkey cho doanh nghiệp nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

Email doanh nghiệp theo tên miền riêng cần những gì?

Cần một tên miền do công ty sở hữu, một nền tảng email (Microsoft 365, Google Workspace hoặc hosting), và các bản ghi DNS để thư gửi nhận đúng: bản ghi trỏ thư về nền tảng, cùng SPF, DKIM và DMARC như trong bài.

Tôi có phải mua tên miền từ Microsoft hoặc Google không?

Không với Microsoft: tài liệu của họ cho phép mua tên miền trong Microsoft 365 admin center, và cũng nói rõ bạn có thể mua ở nhà đăng ký khác. Danh sách đuôi tên miền Microsoft bán trong trang đó không có .vn, nên tên miền .vn cần đăng ký ở nơi khác. Chúng tôi chưa kiểm tra cách Google xử lý tên miền.

Công ty 5 người nên chọn Microsoft 365 hay Google Workspace?

Xem bảng quyết định ở trên: chọn theo cách nhân viên làm việc hằng ngày, không chọn theo giá một mình. Theo khung quyết định của chúng tôi (không phải thống kê): nếu cả nhóm dùng Word và Excel cài trên máy hằng ngày và trao đổi file với đối tác dùng Office, hãy xem Microsoft 365 Business Standard trước; nếu cả nhóm làm việc chủ yếu trên trình duyệt, Google Workspace Business Starter đáng so sánh; nếu chỉ cần vài hộp thư gửi nhận, hosting có thể đủ, miễn là bạn kiểm tra được bảo mật và sao lưu. Với 5 người, tổng tiền bản quyền một năm thường nhỏ hơn công sức chuyển đổi và quản trị về sau, nên hãy tính cả hai.

Có cần SPF, DKIM, DMARC nếu công ty chỉ có vài người?

Có. Cả Microsoft và Google đều nói SPF một mình là chưa đủ để chống giả mạo tên miền. Google còn ghi rằng bên gửi thư hàng loạt bắt buộc phải thiết lập cả ba. Việc này làm một lần, và chi phí thấp so với việc khách hàng nhận thư giả mạo tên miền của bạn.

Email hosting rẻ có đủ an toàn không?

Chúng tôi không thể kết luận chung cho mọi nhà cung cấp. Hãy hỏi bốn câu ở phần chọn nền tảng, và yêu cầu trả lời bằng văn bản.

Nguồn và ngày kiểm tra

Giá, dung lượng và giới hạn người dùng của Google lấy từ trang giá Google Workspace; giới hạn người dùng và việc Teams có trong các gói của Microsoft lấy từ Microsoft Learn; các bước về tên miền, SPF, DKIM, DMARC và giấy phép lấy từ tài liệu Microsoft Learn và Google Help; giá Microsoft 365 lấy từ bảng giá niêm yết của Vietify. Các trang bên ngoài được mở và kiểm tra ngày 15/10 và 16/10/2026. Nếu có khác biệt, trang gốc là chuẩn:

• Google Workspace: trang Pricing (workspace.google.com/pricing).
• Microsoft Learn: Microsoft 365 and Office 365 plan options, cập nhật 18/07/2025.
• Vietify: bảng giá niêm yết các trang Microsoft 365 Business Basic và Business Standard, kiểm tra ngày 16/10/2026 (đơn vị: mỗi người dùng mỗi năm, theo xác nhận của chủ sở hữu).
• Microsoft Learn: Buy a domain name in Microsoft 365, cập nhật 08/05/2026.
• Microsoft Learn: Set up SPF to identify valid email sources for your custom cloud domains, cập nhật 03/07/2026.
• Microsoft Learn: Set up DKIM to sign mail from your cloud domain.
• Microsoft Learn: Set up DMARC to validate the From address domain for cloud senders, cập nhật 17/07/2026.
• Microsoft Learn: Subscriptions, licenses, accounts, and tenants for Microsoft's cloud offerings, cập nhật 22/07/2024.
• Google Help: Set up SPF, cập nhật 13/10/2026.

Chưa kiểm chứng trong bài này: giá trên trang giá của chính Microsoft (không mở được khi kiểm tra; bài dùng bảng giá niêm yết của Vietify), giá Business Premium (chưa có niêm yết), dung lượng hộp thư của Microsoft 365, các gói Microsoft nào có tính năng lưu giữ và tìm kiếm dữ liệu pháp lý, giá email hosting tại Việt Nam, cách Google xử lý tên miền, tỷ giá USD sang VND, và mọi so sánh giữa hosting với hai nền tảng đám mây. Các khuyến nghị về quy trình nghỉ việc, DMARC từng bước, quản trị tên miền và khung quyết định là kinh nghiệm chung, không phải trích dẫn từ nhà cung cấp.

Bước tiếp theo

Nếu bạn muốn Vietify rà tên miền, SPF, DKIM, DMARC và tài khoản quản trị hiện tại, hoặc cần chuyển email sang Microsoft 365, liên hệ Vietify hoặc nhận đánh giá IT miễn phí. Xem thêm dịch vụ Microsoft 365 cho doanh nghiệp và bảo mật IT.

Xem thêm: Kerio Connect Và MDaemon: Mail Server Riêng Cần Biết Gì

Vietify IT Services — Đối tác IT và phần mềm bản quyền cho doanh nghiệp tại Đà Nẵng. Cập nhật: 15/10/2026.