File Server, NAS Hay SharePoint: Công Ty 10-50 Chọn Gì?

Ổ đĩa dùng chung của công ty bạn đang chạy trên một cái máy cũ, một cái NAS đã hết bảo hành, hoặc một thư mục chia sẻ nằm trong máy của chị kế toán. Một ngày nào đó nó sẽ hỏng, hoặc nhân viên bắt đầu làm việc từ nhà và không truy cập được. Lúc đó câu hỏi xuất hiện: giữ file server, mua NAS mới, hay chuyển hẳn lên SharePoint?

Bài này giúp công ty khoảng 10 đến 50 người trả lời câu hỏi đó. Chúng tôi không đưa ra một đáp án chung cho mọi công ty, vì đáp án đúng phụ thuộc vào vài câu hỏi cụ thể mà bạn có thể trả lời trong một buổi chiều. Bài cũng nói rõ phần nào chúng tôi chỉ có kinh nghiệm dựng hệ thống chứ chưa có ca chuyển đổi thật nào để kể lại, và phần nào chúng tôi chưa kiểm chứng được từ tài liệu của Microsoft.

Ba lựa chọn, nói ngắn gọn

File server là một máy chủ (thật hoặc thuê trên data center) chia sẻ thư mục cho nhân viên qua mạng. Nhân viên mở nó như một ổ đĩa mạng. Bạn hoặc đơn vị IT quản lý phân quyền theo tài khoản. Hướng dẫn dựng máy chủ chia sẻ file cho doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi đi qua từng bước cho hướng này.

NAS là thiết bị lưu trữ gắn mạng, thường là Synology hoặc QNAP, hai đến bốn khay ổ cứng. Về cách dùng nó giống file server, nhưng đơn giản và rẻ hơn máy chủ đầy đủ. Bài backup NAS Synology đúng cách nói về phần bảo vệ dữ liệu, thứ hay bị bỏ quên nhất ở NAS.

SharePoint (cùng OneDrive và Teams) là dịch vụ trong Microsoft 365. Dữ liệu nằm trên đám mây của Microsoft, không có máy chủ nào ở văn phòng. Theo tài liệu của Microsoft, các file lưu trong Teams thực chất được lưu trong các site SharePoint, nên khi bạn dùng Teams để chia sẻ file thì bạn đang dùng SharePoint.

Ba lựa chọn này không loại trừ nhau. Nhiều công ty giữ một NAS cho dữ liệu lớn và dùng SharePoint cho tài liệu văn phòng. Câu hỏi thật sự là loại dữ liệu nào nên nằm ở đâu.

Sáu câu hỏi quyết định

Hãy trả lời sáu câu này trước khi nghĩ đến thiết bị hay giá tiền.

#	Câu hỏi	Nếu câu trả lời là...	Nghiêng về
1	Nhân viên có cần truy cập từ ngoài văn phòng thường xuyên không?	Có, nhiều người	SharePoint hoặc file server có VPN
2	Có file rất lớn, ví dụ bản vẽ, video, ảnh gốc?	Có, nhiều chục GB mỗi file	NAS hoặc file server
3	Có phần mềm cần ổ đĩa mạng cố định (ánh xạ ổ đĩa)?	Có	NAS hoặc file server
4	Ai sẽ quản lý phân quyền hằng ngày?	Không có ai rành	SharePoint, vì quản trị qua giao diện web
5	Công ty đã trả tiền cho Microsoft 365 chưa?	Rồi	SharePoint đã nằm sẵn trong gói
6	Chuyện gì xảy ra nếu dữ liệu mất một ngày?	Nghiêm trọng	Bất kể chọn gì, cần sao lưu riêng

Bảng này là khung quyết định của chúng tôi, không phải khuyến nghị chính thức của Microsoft hay nhà sản xuất NAS. Câu hỏi 6 đáng nhấn mạnh: không lựa chọn nào trong ba cái tự thay thế được sao lưu. Bài OneDrive có phải là backup không giải thích vì sao đồng bộ không đồng nghĩa với sao lưu, và nguyên tắc đó áp dụng cho SharePoint tương tự.

Câu hỏi 1 và 3 thường quyết định nhiều nhất

Truy cập từ xa và phần mềm cần ổ đĩa mạng là hai ràng buộc cứng. SharePoint làm rất tốt chuyện truy cập từ xa, vì nhân viên chỉ cần trình duyệt hoặc ứng dụng đồng bộ. Nhưng nếu công ty có một phần mềm kế toán hay thiết kế yêu cầu đường dẫn ổ đĩa mạng cố định, hoặc nếu bạn làm việc với những file rất lớn, SharePoint có thể không phù hợp. Chúng tôi sẽ nói rõ giới hạn đã được Microsoft ghi lại ở phần sau.

Nếu bạn chọn file server hay NAS mà vẫn cần làm việc từ xa, bạn sẽ cần thêm VPN, và đó là một lớp quản trị bổ sung. Xem VPN và làm việc từ xa để biết chúng tôi cấu hình việc này thế nào.

Nếu chọn SharePoint: Microsoft cung cấp gì để chuyển dữ liệu

Microsoft có hai công cụ chính thức để chuyển dữ liệu từ ổ đĩa chia sẻ lên Microsoft 365, và đều có tài liệu riêng.

Migration Manager nằm trong SharePoint Admin Center và hướng dẫn bạn thiết lập các "agent" cùng các tác vụ chuyển dữ liệu. Theo Microsoft, bạn cài một agent nhẹ trên mỗi máy tính hoặc máy ảo muốn kết nối. Agent chạy như một dịch vụ và xác thực với cả đích Microsoft 365 lẫn nguồn tại chỗ. Bạn tạo một tác vụ bằng cách nhập URL của thư mục mạng nguồn và URL hoặc tài khoản của site SharePoint, tài khoản OneDrive hoặc site Teams đích, hoặc tải lên file CSV khi chuyển cho nhiều người dùng. Microsoft cũng nói công cụ này cho phép theo dõi tiến độ trên mọi agent và tải về bản tóm tắt cùng dữ liệu chi tiết của từng lần chuyển.

SharePoint Migration Tool (SPMT) là công cụ miễn phí của Microsoft để chuyển nội dung từ các site SharePoint tại chỗ và từ ổ đĩa chia sẻ lên Microsoft 365. Mọi chức năng của SPMT cũng được hỗ trợ qua PowerShell.

Chúng tôi chỉ mô tả hai công cụ ở mức tài liệu mô tả. Chúng tôi chưa có ca chuyển đổi thực tế nào bằng chúng để kể lại, nên bài này không đưa ra thời gian chuyển hay tốc độ thực tế.

Điều kiện và giới hạn Microsoft đã ghi

Từ trang Migration Manager của Microsoft (cập nhật 29/04/2026):

• Máy chủ chứa dữ liệu nguồn phải hỗ trợ SMB 2.0 trở lên khi chuyển từ ổ đĩa chia sẻ.
• Microsoft hỗ trợ file có kích thước tối đa 250 GB khi chuyển từ ổ đĩa chia sẻ lên Microsoft 365.
• Để truy cập đích, bạn phải là Global admin hoặc OneDrive/SharePoint admin của tenant Microsoft 365.
• Để truy cập nguồn, bạn cần thông tin đăng nhập Windows có quyền đọc đối với các thư mục mạng định chuyển.
• Khi dùng Migration Manager để chuyển lên site SharePoint không phải tiếng Anh, Microsoft dặn rằng tiêu đề site không được có ký tự không phải tiếng Anh. Chữ có dấu tiếng Việt có thể rơi vào nhóm này, nên hãy thử tên site không dấu trước khi chuyển. Phần "có dấu rơi vào nhóm này" là suy luận của chúng tôi, Microsoft không nêu ví dụ tiếng Việt.

Chúng tôi chưa đọc các giới hạn về độ dài đường dẫn, số lượng file mỗi thư viện hay dung lượng tổng, vì trang giới hạn SharePoint chúng tôi thử mở không còn tồn tại ở địa chỉ đó. Vì vậy bài này không nêu những con số đó. Hãy mở trang yêu cầu và giới hạn hiện hành của Microsoft trước khi cam kết chuyển, đặc biệt nếu thư mục của bạn có đường dẫn rất dài hoặc hàng trăm nghìn file nhỏ.

Dung lượng lưu trữ: cần đọc kỹ trước khi tính

Tài liệu lập kế hoạch lưu trữ SharePoint của Microsoft (cập nhật 29/09/2026) lưu ý một điều dễ gây ngạc nhiên: dung lượng báo cáo cho một site, thư viện hay thư mục có thể lớn hơn tổng kích thước các file hiện tại hiển thị trong thư viện, vì phần lưu trữ tính cả lịch sử phiên bản và các dữ liệu liên quan đến file. Nói cách khác, 500 GB file trên ổ đĩa chia sẻ không chắc chiếm đúng 500 GB trên SharePoint. Chúng tôi không nêu hạn mức dung lượng theo người dùng, vì chúng tôi chưa đọc nó từ nguồn của Microsoft.

Chia dữ liệu nào vào đâu khi dùng Microsoft 365

Một sai lầm hay gặp khi chuyển lên cloud là đẩy toàn bộ ổ đĩa chung vào một chỗ duy nhất. Cách chia sau là nhận định của chúng tôi dựa trên kinh nghiệm thiết lập, không phải khuyến nghị nguyên văn của Microsoft:

Loại dữ liệu	Nên đặt ở	Lý do
Tài liệu cá nhân của từng người, bản nháp	OneDrive của người đó	Gắn với tài khoản, đi theo người
Tài liệu của một phòng ban hoặc dự án	Site SharePoint hoặc team Teams	Quyền theo nhóm, không phụ thuộc một cá nhân
Dữ liệu dùng chung toàn công ty (mẫu biểu, quy chế)	Một site SharePoint riêng	Một nơi, một người chịu trách nhiệm
File rất lớn hoặc phần mềm cần ổ đĩa mạng	Giữ trên NAS hoặc file server	Xem phần "Khi nào không nên chuyển"

Điều đáng nhớ nhất là tài liệu của phòng ban không nên nằm trong OneDrive của một cá nhân. Khi người đó nghỉ việc, bạn phải lo chuyện bàn giao, đúng như checklist bàn giao IT khi nhân viên nghỉ việc mô tả. Tài liệu đặt trong site của nhóm thì không có vấn đề này.

Khi nào không nên chuyển lên SharePoint

Phần này quan trọng vì chúng tôi bán cả giải pháp Microsoft 365 lẫn máy chủ và NAS, nên bạn có quyền nghi ngờ lời khuyên của chúng tôi nghiêng về phía nào. Đây là các trường hợp chúng tôi sẽ không khuyên chuyển hết lên SharePoint:

• Dữ liệu thiết kế, video hoặc bản vẽ dung lượng rất lớn. Hãy kiểm tra giới hạn kích thước file ở trên và cân nhắc việc đồng bộ nhiều file lớn về từng máy.
• Phần mềm cần đường dẫn ổ đĩa mạng cố định, ví dụ một phần mềm kế toán đọc cơ sở dữ liệu qua đường dẫn mạng. Chuyển nó lên cloud có thể làm phần mềm ngừng chạy.
• Văn phòng có kết nối Internet yếu hoặc không ổn định. Làm việc với file trên cloud phụ thuộc đường truyền, trong khi NAS nội bộ thì không.
• Dữ liệu có yêu cầu lưu trữ tại chỗ do hợp đồng hoặc quy định. Chúng tôi không đưa ra tư vấn pháp lý ở đây; hãy hỏi người am hiểu quy định áp dụng cho ngành của bạn.

Với những trường hợp này, một NAS hoặc file server vẫn là lựa chọn hợp lý. Xem dịch vụ máy chủ và NAS hoặc Cloud Server làm file server nếu bạn muốn một ổ đĩa mạng mà không phải mua thiết bị.

So sánh chi phí trong ba năm: công thức, không phải con số

Chúng tôi cố ý không đưa một con số "SharePoint rẻ hơn NAS" hay ngược lại, vì kết quả phụ thuộc vào việc công ty bạn đã trả tiền cho Microsoft 365 chưa, dữ liệu lớn cỡ nào và có ai thay bạn quản trị không. Một con số chung chung sẽ sai với phần lớn người đọc. Thay vào đó, đây là công thức để bạn tự điền.

Khoản chi trong 3 năm	File server hoặc NAS	SharePoint
Phần cứng ban đầu	Giá thiết bị và ổ cứng	0
Giấy phép	Hệ điều hành máy chủ nếu có (xem bản quyền Windows Server)	Phần SharePoint đã nằm trong gói Microsoft 365 bạn dùng
Đường truyền và VPN	Nếu cần truy cập từ xa	Thường không cần thêm
Sao lưu	Bộ nhớ hoặc dịch vụ sao lưu	Một giải pháp sao lưu bổ sung nếu cần
Điện, chỗ đặt, bảo hành, thay ổ cứng	Có	Không
Nhân công quản trị	Theo giờ hoặc theo gói hỗ trợ	Theo giờ hoặc theo gói hỗ trợ
Chi phí chuyển dữ liệu một lần	Chuyển giữa máy cũ và máy mới	Công chuyển dữ liệu lên cloud

Hãy dùng bảng giá Vietify để điền các dòng chúng tôi cung cấp, và dùng báo giá của nhà cung cấp khác cho phần còn lại. Nếu bạn chưa biết công ty đang trả bao nhiêu cho Microsoft 365, hãy xem bài so sánh các gói Microsoft 365 Business trước. Phần giá bài này không nêu vì chúng tôi không muốn giữ một con số có thể đã lỗi thời.

Chuyển thử trước, rồi mới chuyển hết

Dù chọn hướng nào, đừng chuyển cả ổ đĩa trong một đêm. Microsoft cũng đưa việc chuyển dữ liệu vào phần lập kế hoạch triển khai SharePoint và OneDrive. Thứ tự sau là cách làm của chúng tôi:

1. Kiểm kê. Liệt kê thư mục lớn nhất, thư mục ít dùng nhất và thư mục nào có phần mềm đọc trực tiếp. Bảng kiểm kê tài sản IT giúp bạn ghi lại cả thiết bị lẫn phần mềm liên quan.
2. Dọn dẹp trước khi chuyển. Xóa hoặc lưu trữ những thư mục không ai mở trong nhiều năm. Chuyển rác lên cloud chỉ làm tăng chi phí lưu trữ.
3. Chọn một nhóm thử. Một phòng ban nhỏ, dữ liệu ít nhạy cảm. Chạy song song với ổ cũ vài tuần.
4. Ghi lại điều gì hỏng. Đường dẫn quá dài, phần mềm không mở được file, quyền bị sai.
5. Chuyển theo đợt, giữ ổ cũ ở chế độ chỉ đọc cho tới khi bạn chắc chắn mọi thứ ổn.
6. Kiểm tra khôi phục. Làm theo bài diễn tập khôi phục backup để biết bạn thực sự lấy lại được file khi cần.

Các mốc thời gian trong quy trình này tùy công ty, nên chúng tôi không đặt con số tuần hay ngày.

Câu hỏi thường gặp

Công ty 10 đến 50 người nên chọn gì?

Không có đáp án chung. Nếu nhân viên hay làm việc từ xa, đã có Microsoft 365 và dữ liệu chủ yếu là tài liệu Office, SharePoint thường hợp lý. Nếu có file rất lớn hoặc phần mềm cần ổ đĩa mạng, NAS hoặc file server vẫn hợp lý. Nhiều công ty dùng cả hai.

SharePoint có thay thế được backup không?

Không. Hãy xem OneDrive có phải là backup không: đồng bộ và sao lưu là hai việc khác nhau, và nguyên tắc này áp dụng cho SharePoint.

Tôi có thể chuyển từng phần không?

Có, và chúng tôi khuyên làm vậy. Microsoft mô tả tác vụ chuyển dữ liệu theo từng nguồn và đích, nên bạn có thể chuyển một thư mục cho một site trước.

Công cụ chuyển dữ liệu của Microsoft có miễn phí không?

Theo Microsoft, SharePoint Migration Tool là công cụ miễn phí. Chúng tôi chưa đọc điều khoản chi phí của Migration Manager nên không khẳng định.

Các file lớn hơn 250 GB thì sao?

Microsoft ghi rằng họ hỗ trợ file tối đa 250 GB khi chuyển từ ổ đĩa chia sẻ. File lớn hơn không nằm trong phạm vi được hỗ trợ cho cách chuyển này, nên hãy giữ chúng ở nơi khác hoặc hỏi lại Microsoft.

Vietify đã chuyển ổ đĩa chung lên SharePoint cho khách chưa?

Chúng tôi có dịch vụ triển khai Microsoft 365 gồm SharePoint và OneDrive, và có hướng dẫn dựng file server. Bài này không kể ca chuyển đổi cụ thể nào vì chúng tôi không có câu chuyện nào đủ rõ để kể lại mà không thêm thắt.

Bước tiếp theo

Bạn có thể bắt đầu bằng việc trả lời sáu câu hỏi ở đầu bài và ghi lại thư mục lớn nhất. Nếu muốn có người xem cấu trúc thư mục hiện tại và đề xuất hướng đi, hãy liên hệ Vietify hoặc đăng ký đánh giá IT miễn phí. Chúng tôi sẽ xem thông tin bạn gửi và đề xuất lộ trình chuyển đổi hoặc thay thế phù hợp. Nếu bạn muốn tìm hiểu dịch vụ Microsoft 365 trước, xem trang Microsoft 365 cho doanh nghiệp.

Một ổ đĩa chung nên được chọn vì dữ liệu cần ở đâu, không phải vì thiết bị nào đang giảm giá.

Vietify IT Services — máy chủ, NAS và Microsoft 365 cho doanh nghiệp tại Việt Nam.